Políticas de preservación de archivos digitales

Políticas de preservación de archivos digitales

La Universidad Politécnica Estatal del Carchi (UPEC), entidad editora de la revista Sathiri, garantiza, a través de métodos de preservación digital, que todos los contenidos digitales de la publicación son preservados por largos periodos de tiempo, asegurando que no sufran ninguna afectación en su integridad, originalidad y accesibilidad.

El proceso de preservación de archivos digitales empleará técnicas que permitan que los documentos digitales se mantengan auténticos y fiables, pudiendo ser utilizados a lo largo del tiempo, conservando siempre su identificación.

Las dependencias encargadas de realizar el proceso de preservación digital son: 1) la Dirección de Tecnologías de la Información y la Comunicación, TIC, que tiene como función administrar todos los soportes digitales de la UPEC; y 2) la Unidad de Publicaciones, que tiene como objetivo administrar las publicaciones seriales y unitarias que produce la comunidad universitaria.

En el proceso de preservación de archivos digitales, se emplean mecanismos de control de integridad de datos, los cuales, mediante algoritmos de redundancia, verifican que los datos ya grabados y en proceso de grabación no se alteren, sino que conserven su configuración intacta.

El proceso de preservación de archivos digitales, al momento de realizar la carga de contenidos, toma en cuenta el siguiente criterio: no es suficiente tener almacenada la información, sino que es indispensable poseer un sistema de búsqueda y recuperación eficiente. Para ello, la Dirección de las TIC genera protocolos de nombramiento de archivos y carpetas que les permitan a los usuarios acceder de forma rápida e intuitiva a cada archivo que se requiera.

La preservación de archivos digitales se efectúa realizando cada mes la migración íntegra de todo el material producido por la revista Sathiri, pasándolo de su soporte público a dos soportes privados de acceso exclusivo de la UPEC. De este modo, las copias de seguridad del OJS, de la página Web y de la base de datos de la revista Sathiri se almacenan en un servidor físico que pertenece a la UPEC y al que solo tienen acceso los funcionarios de la Dirección de TIC. Esas copias de seguridad, además, son respaldadas en la nube, con el objetivo de evitar inconvenientes en caso de presentarse daños en el servidor físico.

La prueba de la copia de seguridad se realizará una vez al año.

Al momento de realizar la migración de información, se tienen en cuenta los siguientes procedimientos: autosuficiencia que minimice las dependencias de sistemas o datos; autodocumentación que codifique la información preservada sin referencia externa; encapsulado que preserve los metadatos.

En caso de que al realizar el proceso de preservación de archivos digitales se presente alguno de los siguientes problemas: errores de negligencia, errores de fallos, errores mecánicos, errores de operador, errores de obsolescencia o incompatibilidad, la Unidad de Publicaciones debe dar aviso de forma inmediata la Dirección de TIC, que se encargará de gestionar una solución.

En caso de que al realizar el proceso de preservación de archivos digitales se presente alguno de los siguientes fallos: fallo por virus, fallo eléctrico, fallo electrónico, fallo por pérdida de metadatos, fallo por envejecimiento de la información, la Unidad de Publicaciones debe dar aviso de forma inmediata la Dirección de TIC, que se encargará de gestionar una solución.